Politique de protection des données des locataires
Pas-de-Calais habitat attache la plus grande importance à la protection des données personnelles et de la vie privée de ses locataires.
La présente Politique de Protection des Données à caractère personnel (« Politique ») décrit quels types de données personnelles vous concernant et que Pas-de-Calais habitat et ses éventuels sous-traitants peuvent être amenés à traiter.
Toutes les opérations sur vos données personnelles sont réalisées dans le respect des réglementations en vigueur et notamment de la loi n°78-17 « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« Règlement »),
Le locataire reconnaît avoir pris connaissance et accepté la présente Politique.
Article 1 – Définitions
« Donnée à caractère personnel » – toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée») ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
« Traitement de données à caractère personnel » – toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données, tels que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
« Responsable du traitement » – la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, qui collecte et traite des données à caractère personnel détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l’Union ou le droit d’un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l’Union ou par le droit d’un État membre.
« Destinataires » – la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.
« Tiers autorisés » – une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme, placés sous l’autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, qui sont autorisés à traiter les données à caractère personnel.
Article 2 – Champ d’application
La présente Politique de Protection des données à caractère personnel (ci-après la « Politique ») a pour objectif d’informer les locataires de la manière dont leurs données à caractère personnel sont collectées et traitées par Pas-de-Calais habitat.
Article 3 – Identité du responsable de traitement
Le responsable de traitement est Pas-de-Calais habitat, office public de l’habitat, dont le siège social est situé 4 AVENUE DES DROITS DE L’HOMME 62000 ARRAS CEDEX, immatriculées au RCS d’ARRAS au N°344 077 672
Pour toutes questions concernant la politique de protection des données, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des données par courrier à l’adresse suivante : dpo@pasdecalais-habitat.fr.
Article 4 – Traitement de données à caractère personnel
A. Données traitées
Lors de la collecte des données, vous serez informés si certaines données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives ainsi que les conséquences en cas de non-réponses.
En particulier, Pas-de-Calais habitat pourra être amenées à collecter les données :
- Données d’identification : nom, prénom, numéro de carte d’identité et/ou passeport, nationalité, titre de séjour, lieu et date de naissance, signature, numéro de sécurité sociale, nationalité ;
- Données de contact : adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone (domicile, portable, professionnel) ;
- Situation familiale : état civil, situation maritale, situation parentale, constitution du foyer ;
- Situation personnelle : données relatives à une situation de handicap ;
- Données économiques et financières : ressources, coordonnées bancaires, avis d’imposition, bulletin de salaire, situation particulière (endettement, aide sociale, etc.) ;
Pas-de-Calais habitat est susceptible de collecter vos données, notamment :
- Via le contrat de bail ;
- Via complétude des formulaires dans le cadre de votre location ;
- Via les échanges (mail, courrier et oral) entre vous et Pas-de-Calais habitat ;
- Via les documents que vous fournissez dans le cadre de votre demande de logement.
En tout état de cause, Pas-de-Calais habitat s’engage à traiter l’ensemble des données collectées de manière conforme aux réglementations en vigueur et notamment de la règlementation « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 dit « RGPD ».
B. Base juridique et finalités de traitements
| Fondement juridique | Finalité | Durée de conservation |
|---|---|---|
| Exécution de mesures précontractuelles / contractuelles | Gestion administrative du dossier locataire | 5 ans l’issue du départ du locataire |
| Gestion des loyers (régularisation des charges, édition des quittances de loyer, encaissement du loyer, etc.) | 5 ans | |
| Gestion des consommations (eau et électricité) | 5 ans | |
| Gestion des états des lieux (entrée et sortie) | 5 ans l’issue du départ du locataire | |
| Obligation réglementaire | Gestion de l’instruction de la demande de logement | 5 ans après la rupture |
| Gestion des enquêtes sociales | 2 ans | |
| Gestion des assurances locataires | 1 an | |
| Gestion des adaptations des logements | 5 ans à l’issue de la clôture du dossier | |
| Intérêts légitimes | Gestion du parc immobilier (travaux d’entretien et de réhabilitation) | 10 ans |
| Gestion des précontentieux et des contentieux |
5 ans dans le cas d’une résolution amiable 10 ans après la décision de justice dans le cas d’un contentieux | |
| Gestion des sinistres | 10 ans à l’issue de la clôture du dossier | |
| Gestion des troubles de voisinage | 1 an après la clôture du trouble | |
| Gestion des réclamations locataires | 5 ans à l’issue de la clôture du dossier | |
| Gestion des impayés locataires |
5 ans dans le cas d’une résolution amiable 10 ans après la décision de justice dans le cas d’un contentieux | |
| Gestion des expulsions | 5 ans à l’issue de la clôture du dossier | |
| Consentement | Gestion des situations particulières | Le temps de l’instruction du dossier |
| Gestion sociale (aides sociales, situation sociale, etc.) | 5 ans à l’issue du suivi |
Par ailleurs, en dehors des cas exposés ci-dessus, Pas-de-Calais habitat pourra être amenées à collecter des données à caractère personnel pour d’autres finalités, en prenant soin de recueillir, le cas échéant le consentement préalable des personnes concernées.
C. Destinataires des données collectées
Les données à caractère personnel collectées sur ce site sont réservées Pas-de-Calais habitat et aux tiers autorisés.
Conformément à la réglementation en vigueur, les données peuvent être transmises aux autorités compétentes sur requête et notamment aux organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels et sur la base de l’intérêt légitime de Pas-de-Calais habitat, les organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances.
Dans le cas où Pas-de-Calais habitat confient les activités de traitement de données à des sous-traitants, ces derniers seront notamment choisis pour les garanties suffisantes quant à la mise en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment en termes de fiabilité et de mesures de sécurité.
D. Données transférées à l’étranger
Aucun transfert n’est réalisé hors Union européenne. Toutefois, Pas-de-Calais habitat se réserve le droit de transmettre vos données personnelles afin de satisfaire à ses obligations légales, et notamment si elles en étaient contraintes par réquisition judiciaire.
Pas-de-Calais habitat fixe alors contractuellement le respect des dispositions sur la protection des données et la sécurité des informations avec les destinataires concernés et prend toutes les mesures nécessaires à l’observation rigoureuse des garanties par des tiers.
Article 5 – Droits des personnes
Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel, vous disposez des droits suivants sur vos données : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement (droit à l’oubli), droit d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité. Vous pouvez également définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.
Pour des motifs tenant à votre situation particulière, vous pouvez vous opposer au traitement des données vous concernant.
Pour exercer vos droits, merci d’adresser votre courrier à :
PAS-DE-CALAIS HABITAT
À L’ATTENTION DU DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES
4 AVENUE DES DROITS DE L’HOMME 62000 ARRAS CEDEX
Ou par mail à l’adresse : dpo@pasdecalais-habitat.fr.
En cas de doute légitime, pour faciliter votre identification, une pièce d’identité pourra vous être demandée en complément. Nous vous conseillons d’envoyer ce courrier en mode accusé de réception.
Sous réserve d’un manquement aux dispositions ci-dessus, vous avez le droit d’introduire une réclamation. En France, l’autorité de contrôle est la Commission nationale de l’informatique et des libertés (adresse postale : 3 place de Fontenoy – TSA 80715 -75334 Paris Cedex 07 ; téléphone : 01 53 73 22 22) ; site : www.cnil.fr).
Vous pouvez également contacter notre Délégué à la Protection des données par courrier à l’adresse suivante : dpo@pasdecalais-habitat.fr.
Article 6 – Mesures de sécurité
Compte tenu de l’évolution des technologies, des coûts de mise en oeuvre, de la nature des données à protéger ainsi que des risques pour les droits et libertés des personnes, Pas-de-Calais habitat mettent en oeuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la confidentialité des données à caractère personnel collectées et traitées et un niveau de sécurité adapté au risque.
Dans le cas où Pas-de-Calais habitat confie les activités de traitement de données à des sous-traitants, ces derniers seront notamment choisis pour les garanties suffisantes quant à la mise en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment en termes de fiabilité et de mesures de sécurité.
Article 7 – Modifications de la politique de confidentialité
En cas de modification de la présente Politique par Pas-de-Calais habitat, ou si la loi l’exige, elle sera effective dès sa publication. Par conséquent, nous vous invitons à vous y référer afin de prendre connaissance de sa dernière version disponible en permanence sur notre site internet.
Pour toute information sur la protection des données personnelles, vous pouvez également consulter le site de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) www.cnil.fr.